# B2B取引プラットフォーム システム運用マニュアル

## 目次
1. [システム概要](#システム概要)
2. [ユーザーロール](#ユーザーロール)
3. [業務フロー](#業務フロー)
   - [営業フェーズ](#営業フェーズ)
   - [見積フェーズ](#見積フェーズ)
   - [注文フェーズ](#注文フェーズ)
   - [配送フェーズ](#配送フェーズ)
4. [システム操作手順](#システム操作手順)
5. [トラブルシューティング](#トラブルシューティング)
6. [運用管理](#運用管理)

## システム概要

統合プラットフォームは、B2B取引における見積依頼から配送までの一連のプロセスを管理するシステムです。購入者、卸売業者、メーカー間の取引をデジタル化し、効率的な業務フローを実現します。

### 主要機能
- 見積依頼・回答の管理
- 商品パターン自動判別（規定商品/カスタマイズ商品）
- 注文管理
- 在庫確認
- 配送スケジュール管理
- デジタル承認ワークフロー

## ユーザーロール

システムには以下のユーザーロールが存在します：

1. **購入者：担当者**
   - 見積依頼の作成・送信
   - 質問への回答
   - 注文の作成・送信
   - 配送情報の確認

2. **自社(卸)：営業担当者**
   - 見積依頼の確認・処理
   - 見積回答書の作成・送付
   - 注文内容の確認
   - 在庫確認
   - 配送状況の確認・連絡

3. **自社：営業担当の上長**
   - 見積回答書のレビュー・承認

4. **メーカー：営業担当者**
   - 見積回答書の作成・送付
   - 注文請書の送付

5. **統合プラットフォーム**（システム）
   - 見積依頼データの自動取得・登録
   - AIによる見積依頼内容の自動分析
   - 商品パターン自動判別
   - 見積回答書の自動生成
   - 注文請書の自動生成・送付
   - リアルタイム在庫確認
   - 配送スケジュールの自動通知
   - 配送状況の自動追跡・記録

6. **自社：基幹システム**
   - 注文情報の管理
   - 在庫管理

## 業務フロー

### 営業フェーズ

1. 自社営業担当者が顧客リストから営業リストを作成
2. 顧客に対して状況確認の営業電話
3. 商談後、取引に発展するか判断
   - 取引なしの場合：終了
   - 取引ありの場合：見積フェーズへ進む

### 見積フェーズ

#### 見積依頼処理
1. 購入者が統合プラットフォームで見積依頼を作成・送信
2. 統合プラットフォームが見積依頼データを自動取得・登録
3. AIによる見積依頼内容の自動分析と不明点抽出

#### 見積内容確認
1. 自社営業担当者が統合プラットフォーム上で質問を送信・管理
2. 購入者が見積依頼への質問に回答
3. 自社営業担当者が見積管理シートの情報を更新

#### 仕入金額の見積（カスタマイズ商品の場合）
1. 自社営業担当者がメーカー担当者情報を取得し、見積管理シートに入力
2. 統合プラットフォームからメーカーへ見積依頼を自動送信
3. メーカーが見積回答書を作成
4. 統合プラットフォームが見積回答書を自動送付
5. 自社営業担当者が見積回答を受領し、見積管理シートに仕入れ値を入力

#### 配送金額の見積
1. 自社営業担当者が配送金額を見積管理シートに入力（一律固定）

#### 見積回答書の作成と送付
1. 統合プラットフォームが見積回答書を自動生成
2. デジタル承認ワークフローの起動
3. 自社営業担当の上長が見積回答書をレビュー
   - NGの場合：見積回答書の確認MTG
   - OKの場合：そのまま次のステップへ
4. 自社営業担当者が見積回答書をバイヤーに送付
5. 購入者が見積回答書を受領し、他社の見積と比較

### 注文フェーズ

1. 購入者が受注依頼するか判断
   - 受注依頼しない場合：失注して完了
   - 受注依頼する場合：統合プラットフォームで注文を作成・送信

2. 自社営業担当者が注文内容を確認
3. 基幹システムに注文情報を登録
4. 商品パターンを確認

#### カスタマイズ商品の場合
1. 統合プラットフォームからメーカーへ注文を自動送信
2. メーカー対応可能か確認
   - 対応不可の場合：注文へのお断りメールを送付
   - 対応可能の場合：注文請書を送付
3. 自社営業担当者が注文請書を受領

#### 規定商品の場合
1. リアルタイム在庫自動確認
2. 在庫の有無を確認
   - 在庫なしの場合：バイヤー向けに受注に対応できない旨を連絡
   - 在庫ありの場合：注文請書の自動生成と送付

3. 自社営業担当者が注文請書を送付
4. 購入者が注文請書を受領、注文確定
5. 統合プラットフォームが注文情報を自動連携

### 配送フェーズ

1. 統合プラットフォームが配送スケジュールを自動通知
2. 購入者が配送スケジュールを受領
3. 統合プラットフォームが配送状況を自動追跡・記録
4. 自社営業担当者が配送完了した旨を連絡
5. 購入者が配送完了の連絡を受領

## システム操作手順

### 統合プラットフォームへのログイン
1. 統合プラットフォームのURLにアクセス
2. ユーザーIDとパスワードを入力
3. ログインボタンをクリック

### 見積依頼の作成（購入者向け）
1. ダッシュボードから「見積依頼作成」ボタンをクリック
2. 必要事項（商品情報、数量、納期希望など）を入力
3. 「送信」ボタンをクリック

### 見積依頼の確認と質問送信（自社営業担当者向け）
1. 「見積依頼一覧」から対象の依頼を選択
2. 「質問作成」ボタンをクリック
3. 質問内容を入力し、「送信」をクリック

### 見積回答書の承認（自社営業担当の上長向け）
1. 「承認待ち見積一覧」から対象の見積を選択
2. 内容を確認
3. 「承認」または「差し戻し」ボタンをクリック
4. 差し戻しの場合はコメントを入力

### 注文作成（購入者向け）
1. 「見積一覧」から対象の見積を選択
2. 「注文作成」ボタンをクリック
3. 注文内容を確認し、「送信」をクリック

### 配送状況の確認（全ユーザー向け）
1. 「注文一覧」から対象の注文を選択
2. 「配送状況」タブをクリック
3. 現在の配送状況を確認

## トラブルシューティング

### システムにログインできない場合
- ユーザーIDとパスワードが正しいか確認
- ブラウザのキャッシュをクリア
- システム管理者に連絡（内線: XXXX）

### 見積依頼が送信できない場合
- 必須項目がすべて入力されているか確認
- 添付ファイルのサイズが制限を超えていないか確認（最大10MB）
- エラーメッセージをスクリーンショットで保存し、システム管理者に連絡

### AIによる分析結果に誤りがある場合
- 「分析結果修正」ボタンをクリック
- 正しい情報を入力
- 「学習データ登録」にチェックを入れて送信（今後の精度向上に貢献）

### 在庫確認で誤った結果が表示される場合
- 「在庫再確認」ボタンをクリック
- 基幹システムとの同期が完了するまで待機（最大5分）
- 問題が解決しない場合は基幹システム管理者に連絡

## 運用管理

### 定期メンテナンス
- 毎週日曜日 23:00〜翌2:00にシステムメンテナンスを実施
- メンテナンス中はシステムを利用できません
- 緊急メンテナンスの場合は、事前にメールで通知

### バックアップ
- データは毎日23:00に自動バックアップ
- バックアップデータは30日間保持

### ユーザー管理
- 新規ユーザー登録は部門管理者が「ユーザー管理」画面から実施
- パスワードリセットは「パスワードを忘れた場合」から自己実施可能
- 退職者のアカウント停止は部門管理者が速やかに実施

### システム監視
- システムパフォーマンスは24時間監視
- 障害発生時は自動でシステム管理者にアラート通知
- 重大障害時は全ユーザーにメール通知

### データ連携
- 基幹システムとのデータ連携は1時間ごとに実施
- メーカーシステムとのデータ連携は3時間ごとに実施
- 連携エラーは「システム連携状況」画面で確認可能

### 問い合わせ先
- システム操作に関する問い合わせ：ヘルプデスク（内線: XXXX）
- 業務運用に関する問い合わせ：業務管理部（内線: XXXX）
- 緊急時連絡先：システム管理者（携帯: XXX-XXXX-XXXX）