# B2B見積受発注システム 通知設計書

## 概要・目的

本ドキュメントは、B2B見積受発注システムにおける通知機能の設計を定義するものです。システム内で発生する重要なイベントや状態変化をユーザーに適切に通知することで、業務の円滑な進行を支援します。通知は主にメールを使用し、各業務フローのタイミングに合わせて送信されます。本設計書では、通知の種類、送信タイミング、送信先、通知内容のテンプレート、および例外処理について定義します。

## 通知一覧

| 通知ID | 通知名 | 種別 | 説明 | 送信タイミング | 送信先 |
|--------|--------|------|------|----------------|--------|
| N001 | 見積依頼受領通知 | メール | 見積依頼が受領されたことを通知 | 見積依頼データ自動取得時 | 自社(卸)：営業担当者 |
| N002 | 見積質問送信通知 | メール | 見積依頼に関する質問を送信 | 質問送信時 | 購入者：担当者 |
| N003 | 見積質問回答通知 | メール | 見積依頼に関する質問への回答を通知 | 質問回答受領時 | 自社(卸)：営業担当者 |
| N004 | メーカー見積依頼通知 | メール | メーカーへ見積依頼を送信 | メーカー見積依頼送信時 | メーカー：営業担当者 |
| N005 | メーカー見積回答通知 | メール | メーカーからの見積回答を通知 | メーカー見積回答受領時 | 自社(卸)：営業担当者 |
| N006 | 見積回答承認依頼通知 | メール | 見積回答書の承認依頼を通知 | 承認ワークフロー起動時 | 自社：営業担当の上長 |
| N007 | 見積回答承認結果通知 | メール | 見積回答書の承認結果を通知 | 承認処理完了時 | 自社(卸)：営業担当者 |
| N008 | 見積回答送付通知 | メール | 見積回答書をバイヤーに送付 | 見積回答送付時 | 購入者：担当者 |
| N009 | 注文受領通知 | メール | 注文が受領されたことを通知 | 注文データ受領時 | 自社(卸)：営業担当者 |
| N010 | メーカー注文送信通知 | メール | メーカーへ注文を送信 | メーカー注文送信時 | メーカー：営業担当者 |
| N011 | メーカー注文請書受領通知 | メール | メーカーからの注文請書受領を通知 | メーカー注文請書受領時 | 自社(卸)：営業担当者 |
| N012 | 注文対応不可通知 | メール | 注文に対応できない旨を通知 | 在庫不足確認時 | 購入者：担当者 |
| N013 | 注文請書送付通知 | メール | 注文請書をバイヤーに送付 | 注文請書送付時 | 購入者：担当者 |
| N014 | 配送スケジュール通知 | メール | 配送スケジュールを通知 | 配送スケジュール確定時 | 購入者：担当者 |
| N015 | 配送完了通知 | メール | 配送完了を通知 | 配送完了確認時 | 購入者：担当者 |

## 各通知詳細

### 1. 見積依頼受領通知 (N001)

#### 1-1 通知テンプレート

**件名**: 【見積依頼受領】[依頼番号] [顧客名] 様からの見積依頼を受領しました

**本文**:
```
[営業担当者名] 様

[顧客名] 様からの見積依頼を受領しました。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
顧客名: [顧客名]
商品タイプ: [商品タイプ]
希望納期: [希望納期]

詳細は以下のURLから確認してください。
[見積依頼詳細URL]

※AI分析により不明点が検出された場合は、別途通知いたします。

本メールは自動送信されています。
```

#### 1-2 通知処理フロー

1. 統合プラットフォームが見積依頼データを取得
2. 見積依頼データをシステムに登録
3. AIによる見積依頼内容の分析実施
4. 担当者情報を取得し、メール送信先を決定
5. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
6. メール送信

#### 1-3 例外処理

- 担当者情報が取得できない場合：デフォルト担当者（営業部門管理者）に通知
- メール送信に失敗した場合：システム管理者に通知し、送信ログに記録
- 見積依頼データに不備がある場合：その旨を本文に記載し、データ確認を促す

### 2. 見積質問送信通知 (N002)

#### 2-1 通知テンプレート

**件名**: 【見積質問】[依頼番号] [自社名]からの質問があります

**本文**:
```
[購入者担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
[依頼日]にいただきました見積依頼について、以下の点を確認させていただきたく存じます。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
商品タイプ: [商品タイプ]

■質問事項
[質問内容]

お手数ですが、ご回答いただけますと幸いです。
統合プラットフォーム上でご回答いただくか、このメールに返信してください。

よろしくお願いいたします。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]
```

#### 2-2 通知処理フロー

1. 営業担当者が質問内容を入力
2. 質問内容をシステムに登録
3. 顧客情報と依頼情報を取得
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 質問履歴を見積管理シートに記録

#### 2-3 例外処理

- 顧客情報が取得できない場合：エラーメッセージを表示し、営業担当者に再確認を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での連絡を促す
- 質問内容が未入力の場合：送信前にバリデーションチェックを行い、入力を促す

### 3. 見積質問回答通知 (N003)

#### 3-1 通知テンプレート

**件名**: 【質問回答】[依頼番号] [顧客名] 様からの回答がありました

**本文**:
```
[営業担当者名] 様

[顧客名] 様から、見積依頼に関する質問への回答がありました。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
顧客名: [顧客名]

■質問内容
[質問内容]

■回答内容
[回答内容]

詳細は以下のURLから確認してください。
[見積質問管理画面URL]

本メールは自動送信されています。
```

#### 3-2 通知処理フロー

1. 購入者担当者からの回答を受領
2. 回答内容をシステムに登録
3. 担当者情報を取得し、メール送信先を決定
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 回答履歴を見積管理シートに記録

#### 3-3 例外処理

- 担当者情報が取得できない場合：デフォルト担当者（営業部門管理者）に通知
- メール送信に失敗した場合：システム管理者に通知し、送信ログに記録
- 回答内容が不十分な場合：その旨を本文に記載し、追加質問の検討を促す

### 4. メーカー見積依頼通知 (N004)

#### 4-1 通知テンプレート

**件名**: 【見積依頼】[依頼番号] [自社名]からの見積依頼

**本文**:
```
[メーカー担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
下記の通り見積依頼をさせていただきます。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
商品タイプ: [商品タイプ]
希望納期: [希望納期]

■依頼内容
[依頼詳細]

詳細は添付の見積依頼書をご確認ください。
お手数ですが、[回答期限]までにご回答いただけますようお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]

※添付ファイル：見積依頼書.pdf
```

#### 4-2 通知処理フロー

1. カスタマイズ商品の見積依頼と判断
2. メーカー情報を取得
3. 見積依頼書を自動生成
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. 見積依頼書を添付
6. メール送信
7. 見積依頼履歴を見積管理シートに記録

#### 4-3 例外処理

- メーカー情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、メーカー情報の確認を促す
- 見積依頼書の生成に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での作成を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での送信を促す
- 添付ファイルのサイズが大きすぎる場合：ファイルを圧縮するか、ダウンロードURLを本文に記載

### 5. メーカー見積回答通知 (N005)

#### 5-1 通知テンプレート

**件名**: 【見積回答受領】[依頼番号] [メーカー名]からの見積回答を受領しました

**本文**:
```
[営業担当者名] 様

[メーカー名]からの見積回答を受領しました。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
メーカー名: [メーカー名]
商品タイプ: [商品タイプ]

■回答概要
回答日時: [回答日時]
見積金額: [見積金額]
納期: [納期]

詳細は以下のURLから確認してください。
[見積回答詳細URL]

本メールは自動送信されています。
```

#### 5-2 通知処理フロー

1. メーカーからの見積回答を受領
2. 見積回答データをシステムに登録
3. 担当者情報を取得し、メール送信先を決定
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 見積回答履歴を見積管理シートに記録

#### 5-3 例外処理

- 担当者情報が取得できない場合：デフォルト担当者（営業部門管理者）に通知
- メール送信に失敗した場合：システム管理者に通知し、送信ログに記録
- 見積回答データに不備がある場合：その旨を本文に記載し、データ確認を促す

### 6. 見積回答承認依頼通知 (N006)

#### 6-1 通知テンプレート

**件名**: 【承認依頼】[依頼番号] [顧客名] 様向け見積回答書の承認をお願いします

**本文**:
```
[上長名] 様

[顧客名] 様向けの見積回答書について、承認をお願いいたします。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
顧客名: [顧客名]
商品タイプ: [商品タイプ]

■見積回答概要
回答金額: [回答金額]
納期: [納期]
利益率: [利益率]%

以下のURLから承認作業を行ってください。
[承認画面URL]

承認期限: [承認期限]

本メールは自動送信されています。
```

#### 6-2 通知処理フロー

1. 見積回答書が作成完了
2. 承認ワークフローを起動
3. 上長情報を取得し、メール送信先を決定
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 承認依頼履歴を記録

#### 6-3 例外処理

- 上長情報が取得できない場合：営業部門管理者に通知
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での連絡を促す
- 承認期限が近づいている場合（24時間以内）：リマインダーメールを送信
- 承認期限を過ぎた場合：営業担当者と上長に通知し、対応を促す

### 7. 見積回答承認結果通知 (N007)

#### 7-1 通知テンプレート

**件名**: 【承認結果】[依頼番号] [顧客名] 様向け見積回答書の承認結果

**本文**:
```
[営業担当者名] 様

[顧客名] 様向けの見積回答書の承認結果をお知らせします。

■見積依頼概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
顧客名: [顧客名]

■承認結果
結果: [承認/差戻し]
承認者: [承認者名]
承認日時: [承認日時]

[差戻しコメント（差戻しの場合のみ表示）]

詳細は以下のURLから確認してください。
[見積回答詳細URL]

本メールは自動送信されています。
```

#### 7-2 通知処理フロー

1. 上長による承認処理完了
2. 承認結果をシステムに登録
3. 担当者情報を取得し、メール送信先を決定
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 承認結果履歴を記録

#### 7-3 例外処理

- 担当者情報が取得できない場合：デフォルト担当者（営業部門管理者）に通知
- メール送信に失敗した場合：システム管理者に通知し、送信ログに記録
- 差戻しの場合：営業担当者のタスクリストに優先タスクとして追加

### 8. 見積回答送付通知 (N008)

#### 8-1 通知テンプレート

**件名**: 【見積回答】[依頼番号] [自社名]からの見積回答

**本文**:
```
[購入者担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
[依頼日]にいただきました見積依頼について、下記の通りご回答申し上げます。

■見積回答概要
依頼番号: [依頼番号]
依頼日時: [依頼日時]
商品タイプ: [商品タイプ]
回答金額: [回答金額]
納期: [納期]

詳細は添付の見積回答書をご確認ください。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]

※添付ファイル：見積回答書.pdf
```

#### 8-2 通知処理フロー

1. 見積回答書の承認完了
2. 顧客情報を取得
3. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
4. 見積回答書を添付
5. メール送信
6. 送付履歴を記録

#### 8-3 例外処理

- 顧客情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、顧客情報の確認を促す
- 見積回答書の添付に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での送付を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での送信を促す
- 添付ファイルのサイズが大きすぎる場合：ファイルを圧縮するか、ダウンロードURLを本文に記載

### 9. 注文受領通知 (N009)

#### 9-1 通知テンプレート

**件名**: 【注文受領】[注文番号] [顧客名] 様からの注文を受領しました

**本文**:
```
[営業担当者名] 様

[顧客名] 様からの注文を受領しました。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
顧客名: [顧客名]
商品タイプ: [商品タイプ]
注文金額: [注文金額]
希望納期: [希望納期]

詳細は以下のURLから確認してください。
[注文詳細URL]

本メールは自動送信されています。
```

#### 9-2 通知処理フロー

1. 統合プラットフォームが注文データを取得
2. 注文データをシステムに登録
3. 担当者情報を取得し、メール送信先を決定
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 注文受領履歴を記録

#### 9-3 例外処理

- 担当者情報が取得できない場合：デフォルト担当者（営業部門管理者）に通知
- メール送信に失敗した場合：システム管理者に通知し、送信ログに記録
- 注文データに不備がある場合：その旨を本文に記載し、データ確認を促す

### 10. メーカー注文送信通知 (N010)

#### 10-1 通知テンプレート

**件名**: 【注文】[注文番号] [自社名]からの注文

**本文**:
```
[メーカー担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
下記の通り注文させていただきます。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
商品タイプ: [商品タイプ]
希望納期: [希望納期]

■注文内容
[注文詳細]

詳細は添付の注文書をご確認ください。
お手数ですが、注文請書の送付をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]

※添付ファイル：注文書.pdf
```

#### 10-2 通知処理フロー

1. カスタマイズ商品の注文と判断
2. メーカー情報を取得
3. 注文書を自動生成
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. 注文書を添付
6. メール送信
7. 注文送信履歴を記録

#### 10-3 例外処理

- メーカー情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、メーカー情報の確認を促す
- 注文書の生成に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での作成を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での送信を促す
- 添付ファイルのサイズが大きすぎる場合：ファイルを圧縮するか、ダウンロードURLを本文に記載

### 11. メーカー注文請書受領通知 (N011)

#### 11-1 通知テンプレート

**件名**: 【注文請書受領】[注文番号] [メーカー名]からの注文請書を受領しました

**本文**:
```
[営業担当者名] 様

[メーカー名]からの注文請書を受領しました。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
メーカー名: [メーカー名]
商品タイプ: [商品タイプ]

■請書概要
受領日時: [受領日時]
納期確定日: [納期確定日]

詳細は以下のURLから確認してください。
[注文詳細URL]

本メールは自動送信されています。
```

#### 11-2 通知処理フロー

1. メーカーからの注文請書を受領
2. 注文請書データをシステムに登録
3. 担当者情報を取得し、メール送信先を決定
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 注文請書受領履歴を記録

#### 11-3 例外処理

- 担当者情報が取得できない場合：デフォルト担当者（営業部門管理者）に通知
- メール送信に失敗した場合：システム管理者に通知し、送信ログに記録
- 注文請書データに不備がある場合：その旨を本文に記載し、データ確認を促す

### 12. 注文対応不可通知 (N012)

#### 12-1 通知テンプレート

**件名**: 【重要】[注文番号] ご注文に関するお知らせ

**本文**:
```
[購入者担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
[注文日]にいただきました下記のご注文について、誠に申し訳ございませんが、
以下の理由により対応できかねる状況となりました。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
商品名: [商品名]
数量: [数量]

■対応不可理由
[対応不可理由]

■代替案
[代替案がある場合はその内容]

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]
```

#### 12-2 通知処理フロー

1. 在庫確認の結果、在庫不足と判断
2. 顧客情報を取得
3. 対応不可理由と代替案を登録
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 対応不可履歴を記録

#### 12-3 例外処理

- 顧客情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、顧客情報の確認を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での連絡を促す
- 代替案が提示できない場合：代替案の欄を非表示にする

### 13. 注文請書送付通知 (N013)

#### 13-1 通知テンプレート

**件名**: 【注文請書】[注文番号] [自社名]からの注文請書

**本文**:
```
[購入者担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
[注文日]にいただきましたご注文について、下記の通り承りました。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
商品タイプ: [商品タイプ]
注文金額: [注文金額]

■納品予定
納品予定日: [納品予定日]
配送方法: [配送方法]

詳細は添付の注文請書をご確認ください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]

※添付ファイル：注文請書.pdf
```

#### 13-2 通知処理フロー

1. 注文請書の作成完了
2. 顧客情報を取得
3. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
4. 注文請書を添付
5. メール送信
6. 送付履歴を記録

#### 13-3 例外処理

- 顧客情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、顧客情報の確認を促す
- 注文請書の添付に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での送付を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での送信を促す
- 添付ファイルのサイズが大きすぎる場合：ファイルを圧縮するか、ダウンロードURLを本文に記載

### 14. 配送スケジュール通知 (N014)

#### 14-1 通知テンプレート

**件名**: 【配送予定】[注文番号] 商品の配送スケジュールについて

**本文**:
```
[購入者担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
[注文日]にいただきましたご注文の配送スケジュールをお知らせいたします。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
商品名: [商品名]

■配送スケジュール
出荷予定日: [出荷予定日]
配送業者: [配送業者名]
お届け予定日: [お届け予定日]
配送追跡番号: [配送追跡番号]

配送状況は以下のURLから確認できます。
[配送状況追跡URL]

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]
```

#### 14-2 通知処理フロー

1. 配送スケジュールの確定
2. 顧客情報を取得
3. 配送業者情報を取得
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 配送スケジュール通知履歴を記録

#### 14-3 例外処理

- 顧客情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、顧客情報の確認を促す
- 配送業者情報が取得できない場合：「配送業者：未定」と表示
- 配送追跡番号が未定の場合：「配送追跡番号：出荷時に確定」と表示
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での連絡を促す

### 15. 配送完了通知 (N015)

#### 15-1 通知テンプレート

**件名**: 【配送完了】[注文番号] 商品のお届け完了のお知らせ

**本文**:
```
[購入者担当者名] 様

お世話になっております。[自社名]の[営業担当者名]です。
[注文日]にいただきましたご注文の商品が配送完了いたしましたのでお知らせいたします。

■注文概要
注文番号: [注文番号]
注文日時: [注文日時]
商品名: [商品名]

■配送情報
配送業者: [配送業者名]
お届け完了日時: [配送完了日時]
配送先: [配送先住所]

商品がお手元に届いているかご確認ください。
万一、商品に不備や破損などがございましたら、お早めにご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

[自社名]
[営業担当者名]
[連絡先]
```

#### 15-2 通知処理フロー

1. 配送業者からの配送完了情報を受領
2. 配送完了データをシステムに登録
3. 顧客情報を取得
4. メールテンプレートに必要情報を埋め込み
5. メール送信
6. 配送完了履歴を記録

#### 15-3 例外処理

- 顧客情報が取得できない場合：営業担当者に通知し、顧客情報の確認を促す
- 配送完了情報に不備がある場合：営業担当者に通知し、情報の確認を促す
- メール送信に失敗した場合：営業担当者に通知し、手動での連絡を促す
- 配送完了から一定期間（3日間）経過後、受領確認がない場合：フォローアップメールを送信