業務フロー自動レビュー

Acsimで作成した業務フローをレビューできます。指摘事項については、修正するか、顧客に確認するかを判断して活用ください。

Acsimで作成した業務フローのレビューを実施し、追加で対応した方が良いポイントを明確にします。
出力された結果を元に追加の修正、もしくは顧客への追加ヒアリングを実施してください。
修正優先度が低いものもでてきますので、どこまで対応するかはご判断ください。

使用手順

業務フローが記載されたJSONファイルを取得する

Acsimにログインし、業務フローページを表示し、ダウンロードボタンをクリックしてください。
業務フロー作成前で試してみたい場合は、当画面下のサンプル業務フローを利用してください。
業務フローが無い場合は、以下サンプルを活用してください。

業務フローレビュー用サンプルファイル

プロジェクトIDを確認する

レビュー結果にはノードへの直接リンクが含まれます。プロジェクトIDは以下の方法で確認できます：
デモまたは本番環境のAcsimのURLから確認できます（例：https://sacsim.app/<プロジェクトID>/...）

プロンプト実行

Claude、ChatGPT、Google GeminiなどのLLMにアクセスします。
まず業務フロー解析の準備を実施してください（すでに実施済の場合は対応不要）。
次に取得した業務フローを添付し、以下のプロンプトを貼り付けて実行してください。

※ファイルサイズが大きい場合は、無料プランでは処理できない場合があります。有料プランにアップグレードするか、ファイルを分割して処理してください。

添付された業務フローは顧客の現状業務をフロー化した内容である。
業務フローに対して、事前に読み込ませた業務フローのjson仕様に合わせて解析し、以下のタスクを実行しなさい

0. インプット情報
PJID：{プロジェクトIDを記載する} ← ここにプロジェクトIDを入力してください
環境：デモ or 本番 ← いずれかを選択してください

1. タスク
以下のタスクを実施しなさい
ノード毎の総作業時間（分/週）を「作業時間（分）× 頻度（回/週）」で計算する
ヒアリング不足であるノードを抽出し、ビジネス影響が大きいノードを10件選択しなさい
各ノードについて、指定されたフォーマットで情報を出力する


2. 出力フォーマット
##{対象のNodeの内容}　- 総作業時間: {総作業時間}分/週
- 対象NodeのURL
    - 以下から対象の環境のみ出力しなさい
      - デモ：https://staging.spec-tracker.route06.jp/{PJID}/as_is_flow?node_ids=%5B"NodeのID"%5D
      - 本番：https://sacsim.app/{PJID}/as_is_flow?node_ids=%5B"NodeのID"%5D
- 業務にかかっている時間: {時間数}分 × {頻度}回/週 = {総時間}分/週
- 追加でヒアリングした方が良い内容
  - {ヒアリング項目1}
  - {ヒアリング項目2}
  - {ヒアリング項目3}
- ヒアリングした方が良い理由
  - {理由1}
  - {理由2}
  - {理由3}

データを出力してExcelなどで俯瞰的に確認したい場合は以下を活用し、出力結果をExcelに貼り付けてご確認ください。

AsIs業務フローを以下の形式で出力する。
目的は、業務全体を俯瞰して確認したい。
更に、業務内容から他のNodeとの類似度を見ながら、値がズレているところを抽出して

0. インプット情報 
PJID：{プロジェクトIDを記載する} ← ここにプロジェクトIDを入力してください
環境：デモ or 本番 ← いずれかを選択してください

URLは以下の仕様
デモ：https://staging.spec-tracker.route06.jp/{PJID}/as_is_flow?node_ids=%5B"NodeのID"%5D 
- 本番：https://sacsim.app/{PJID}/as_is_flow?node_ids=%5B"NodeのID"%5D

作業時間／月は、作業時間ｘ作業頻度／週ｘ4（月に変換）で算出すること

出力形式
## ActionNode,ConditionNodeのリストをCSVで出力
・セクション,サブセクション,作業者,作業内容,Nodeタイプ,作業時間/1回(分),作業頻度/週,作業時間/月(分),URL
## MemoNode、IssueNodeのリストをCSVで出力
・MemoorIssueの内容,MemoorIssueのURL, 関連するNodeのセクション,関連するNodeのサブセクション,関連するNodeの作業者,関連するNodeの作業内容,
## ActionNodeConditionNodeの設定が他のNodeとズレているリストをCSVで出力
・対象のNodeの情報、及びその理由＋URL
・セクション,サブセクション,作業者,作業内容,指摘事項,URL

Excelでの確認方法

レビュー結果をExcelで効率的に確認するには、以下の手順に従ってください：

データの出力: 上記の「Excelで俯瞰的に確認するためのプロンプト」を実行し、CSV形式のデータを取得します
Excelへのコピー手順:
- LLM（Claude、ChatGPT、Gemini）の出力結果全体を選択します
- コピー（Ctrl+C または ⌘+C）します
- Excelを開き、A1セルを選択した状態でペースト（Ctrl+V または ⌘+V）します
データ整形のヒント:
- 区切り文字が正しく認識されない場合は、Excelの「データ」タブから「区切り位置」または「テキストファイル」を選択し、カンマ区切りとして取り込みます
- URLが長すぎる場合は、列幅を調整するか、セルの「折り返し」設定をオンにしてください
- 数値データは書式設定で「数値」に変更すると集計や分析がしやすくなります
分析のポイント:
- 「作業時間/月(分)」の列でソートして、最も時間がかかっている業務を特定できます
- 「指摘事項」の内容でフィルタリングして、特定の問題に焦点を当てることができます
- ピボットテーブルを作成して、セクションやアクター別の作業時間を集計すると全体像が把握しやすくなります
レポートの作成:
- Excelのグラフ機能を使って、作業時間の分布や問題点の可視化が可能です
- レビュー結果をもとに、改善優先度の高い業務プロセスを特定できます

この方法を使うことで、テキスト形式のレビュー結果より効率的に分析でき、クライアントへのプレゼンテーションや討議資料としても活用できます。

結果の活用方法

出力されたURLをクリックすると、該当ノードにフォーカスした状態で業務フローが表示されます
ヒアリング項目と理由を参考に、顧客へのフォローアップ質問を準備できます
総作業時間が長いノードを優先的に改善することで、効率的な業務改善が可能になります