現行業務の可視化からToBe検討、要求分析へ進む活用例を紹介します

AsIs業務フローから要求分析へ進む

このページでは、新型Acsimの活用例の1つとして、業務資料からAsIs業務フローを作成し、ToBe検討を経て要求分析へつなげる流れを紹介します。

現行業務の実態が十分に整理されていない場合や、関係者間で業務理解をそろえたい場合に向いている進め方です。すでにToBe像が明確な場合は、必ずしもAsIsから始める必要はありません。

この活用例が向いている場面

まず、対象業務を説明する資料をファイル管理やナレッジベースに登録します。

登録する資料の例は以下です。

資料が不足している場合でも、わかっている範囲をAIポータルに入力して、追加で確認すべき質問を作るところから始められます。

AIポータルでヒアリング相談エージェントを使い、業務理解に必要な論点を整理します。

依頼例:

添付した業務マニュアルをもとに、AsIs業務フローを作成する前に確認すべき論点と、現場ヒアリングで聞くべき質問を整理してください。
対象業務は受注から請求までです。

この段階で、登場人物、作業の開始条件、分岐条件、例外処理、利用システム、成果物などを確認しておくと、後続の業務フロー作成が進めやすくなります。

AsIs業務フロー作成エージェントを使い、現行業務を可視化します。

依頼例:

登録済みの業務マニュアルとヒアリングメモを参照して、受注から請求までのAsIs業務フローを作成してください。
担当部署、利用システム、分岐条件、例外処理がわかる粒度にしてください。

作成された業務フローは、フローエディタで確認できます。業務担当者と一緒に見ながら、実態と違う箇所、粒度が粗い箇所、例外処理が抜けている箇所を確認します。

AsIs業務フローは、一度で完成させるのではなく、レビューと修正を前提に扱います。

右側のAIチャットパネルやAsIs業務フロー変更エージェントに、次のような依頼を行えます。

業務フロー編集後は、保存ボタンを押して変更内容を明示的に保存します。

現行業務の理解が進んだら、変更方針エージェントで改善の方向性を整理します。

依頼例:

作成済みのAsIs業務フローをもとに、手作業削減、承認リードタイム短縮、入力ミス削減の観点で変更方針を整理してください。
システム化する範囲、運用で対応する範囲、スコープ外にする範囲を分けてください。

変更方針が固まったら、変更計画エージェントで実施ステップ、関係者、リスク、優先順位を整理します。

変更方針と変更計画をもとに、ToBe業務フロー作成エージェントで改善後の業務フローを作成します。

依頼例:

AsIs業務フローと変更方針をもとに、受注から請求までのToBe業務フローを作成してください。
自動化される作業、人が判断する作業、例外時の対応がわかるようにしてください。

ToBe業務フローは、関係者との合意形成に使います。現場、情報システム、ベンダー、運用担当など、関係者ごとに気になる観点が異なるため、レビュー結果を反映しながら更新します。

要求分析エージェントを使い、AsIs/ToBeの差分や関連資料から要求を抽出します。

依頼例:

AsIs業務フローとToBe業務フローの差分をもとに、システム要求と業務運用上の要求を抽出してください。
各要求には、対応種別、対応方針、期待効果、想定工数、関連する業務ステップを付けてください。

要求を抽出するときは、すべてをシステム機能として扱うのではなく、業務運用、教育、データ整備、権限管理、外部連携なども含めて整理します。

要求レビューエージェントを使い、抜け漏れ、重複、曖昧さ、依存関係を確認します。

レビュー後は、要求をもとに以下の成果物へ進めます。

作成できる成果物は成果物一覧をご確認ください。