業務システム刷新・RFP作成におけるAcsim活用
事業会社が業務システム刷新の前に現状業務を可視化し、課題整理、ToBe検討、RFP・要件定義書作成へつなげるAcsim活用方法を紹介します。
はじめに
ERP、販売管理、生産管理、顧客管理、ワークフローなどの業務システムを刷新する際、最初に必要になるのは「現状業務がどう回っているか」を正しく把握することです。現状が曖昧なまま製品選定やRFP作成に進むと、必要な要件が抜けたり、現場の実態に合わない提案を受けたりするリスクが高まります。
本記事では、事業会社の情報システム部門・DX推進部門が、業務システム刷新やRFP作成の前段階でAcsimをどのように活用できるかを紹介します。基幹システムに限らず、部門システムや周辺業務システムの刷新にも応用できます。
典型的な課題
業務システム刷新の初期段階では、以下のような課題が起こりやすくなります。
- 現状業務がブラックボックス化している： 長年の運用で手順が複雑化し、担当者以外には全体像が分からない
- システム要件と業務要件が混在している： 「今のシステムでできること」と「本来業務として必要なこと」が切り分けられていない
- RFPに書くべき内容が整理できない： ベンダーに何を依頼すべきか、どの範囲を見積対象にすべきかが曖昧になる
- 外部コンサルやベンダーとの会話に時間がかかる： 現状説明から始める必要があり、ヒアリング回数や整理工数が増えやすい
ニューギンホールディングス様の事例でも、基幹システム刷新プロジェクトを機に、まず現状業務を正しく見える化することが急務だったと紹介されています。AcsimによるAsIs整理は、外部コンサルとの情報共有やヒアリング効率化にもつながります。
Acsimを使った基本フロー
ステップ1：現状業務の情報を集める
既存システムの操作手順、業務マニュアル、Excel台帳、ヒアリングメモ、現場担当者の説明、既存の業務フロー図などを集めます。情報が断片的な場合は、Acsim Chatで議事録や文字起こしを取り込む前に整理することで、業務フロー化しやすくなります。
ステップ2：AsIs業務フローで現状を可視化する
AcsimでAsIs業務フローを作成し、誰が、どのタイミングで、どのシステムや帳票を使っているかを整理します。現行システムの画面操作だけでなく、前後の手作業、承認、転記、例外対応まで可視化することで、刷新対象の業務範囲を把握できます。
業務フローが大きくなる場合は、業務領域や部門ごとに分けて作成し、後から全体像を整理すると進めやすくなります。
ステップ3：課題と刷新方針を整理する
AsIs業務フローをもとに、重複入力、紙・Excel運用、属人判断、承認の滞留、システム間連携の不足などを洗い出します。現状業務フローの抜け漏れをAIで検出することで、確認すべき論点を整理できます。
この段階では、すぐにシステム機能へ落とし込むのではなく、「業務として何を変えたいのか」「どの課題を刷新で解決したいのか」を明確にすることが重要です。
ステップ4：ToBe業務フローと要件のたたき台を作る
刷新方針が見えてきたら、AcsimでToBe業務フローのたたき台を作成します。新システムで自動化したい処理、承認フロー、部門間連携、外部システム連携などを業務フロー上で整理することで、関係者レビューがしやすくなります。
ToBe業務フローをもとに、業務要件一覧、機能要件一覧、画面一覧などの成果物を作成できます。詳しくは要件定義・設計プロセスの成果物生成を参照してください。
ステップ5：RFP・提案依頼書に展開する
AsIs業務フロー、ToBe業務フロー、機能要件一覧などをもとに、RFPのたたき台を作成します。RFPでは、背景・課題、対象業務、提案範囲、求める機能、非機能要件、移行・運用条件などを整理します。
Acsim ChatでRFPを生成する際は、添付データに記載がない予算、スケジュール、契約条件などを推論で補完しないように指示することで、根拠のない内容が混ざるリスクを抑えられます。
RFP作成に使える具体的なプロンプト例は、要件定義・設計プロセスの成果物生成のRFP（提案依頼書）セクションを参照してください。
活用ポイント
ベンダーに渡せる現状説明資料を先に作る
RFP作成前にAsIs業務フローを整備しておくと、ベンダーや外部コンサルに現状業務を説明しやすくなります。口頭説明だけに頼らず、業務範囲やシステム利用箇所を図で共有できるため、初回ヒアリングの質を高められます。
業務要件とシステム機能を分けて考える
刷新プロジェクトでは、現行システムの機能をそのまま置き換える発想になりがちです。Acsimで業務フローを起点に整理することで、「業務として必要なこと」と「システムで実現すること」を分けて考えやすくなります。
提案資料向けには概要図も用意する
経営層や業務部門との合意形成では、詳細な業務フローだけでなく、全体像を把握できる概要図も有効です。Acsimで作成した業務フローは、ExcelやPowerPointに出力して提案資料や社内説明資料に組み込めます。
参考事例
ニューギンホールディングス様は、基幹システム刷新プロジェクトを機に、属人化・ブラックボックス化していた業務の可視化にAcsimを活用されています。AsIs整理がスムーズになり、外部コンサルとの連携やヒアリング効率化にもつながった事例として参考になります。
まとめ
業務システム刷新やRFP作成では、いきなり製品比較や機能一覧の作成に進むのではなく、まず現状業務を可視化し、課題とToBeの方向性を整理することが重要です。Acsimを活用することで、AsIs業務フロー、ToBe業務フロー、要件定義書、RFPを一連の流れで作成しやすくなります。
業務フローを共通言語にすることで、業務部門、情報システム部門、DX推進部門、外部ベンダーが同じ前提で議論できるようになり、刷新プロジェクトの初期段階をスムーズに進められます。
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