事業会社の業務標準化・DX推進におけるAcsim活用

情報システム部門・DX推進部門が、現状業務の整理、業務標準化、DX企画、内部統制のためにAcsimを活用する流れを紹介します。

はじめに

事業会社の情報システム部門やDX推進部門では、業務改善やDX施策を進める前提として、まず現場の業務を正しく把握することが求められます。一方で、実際の業務は担当者ごとの経験や現場ごとのローカルルールに依存していることが多く、全体像を整理するだけでも大きな負荷がかかります。

本記事では、業務の標準化、DX企画、内部統制に向けた現状業務整理で、Acsimをどのように活用できるかを紹介します。

事業会社の業務整理では、以下のような課題がよくあります。

まず、現場ヒアリングのメモ、議事録、業務マニュアル、Excelで管理されている手順書、既存の業務フロー図などを集めます。情報が整理されていない場合でも、Acsim Chatで議事録や文字起こしを取り込む前に整理することで、業務フロー化しやすい入力にできます。

収集した情報をもとに、AcsimでAsIs業務フローを作成します。現場ごとの作業、担当者、利用システム、帳票の流れをスイムレーン形式で可視化することで、暗黙知になっていた業務を関係者が確認できる形にできます。

業務フローが細かくなりすぎる場合は、テキストから生成される業務フローの粒度をコントロールする方法を参考に、目的に応じて粒度を調整します。

作成したAsIs業務フローを現場担当者とレビューし、実態と異なる箇所や抜け漏れを確認します。Acsim Chatを使って現状業務フローの抜け漏れをAIで検出することで、確認観点を洗い出しやすくなります。

複数部門の業務を比較する場合は、共通している工程と部門固有の工程を分けて整理すると、標準化の対象範囲を判断しやすくなります。

AsIs業務フローをもとに、重複作業、承認の多重化、Excel転記、紙帳票、システム間の手作業連携などを洗い出します。これにより、どの業務を標準化するか、どの業務からシステム化・自動化するかを議論しやすくなります。

DX企画の初期段階では、いきなりToBeを詳細に作り込むのではなく、まず業務課題と改善テーマを整理し、関係者間で優先順位を合わせることが重要です。

整理した業務フローは、現場向けの業務マニュアル、内部統制向けの業務記述書、業務要件一覧などに展開できます。具体的なプロンプトは要件定義・設計プロセスの成果物生成を参照してください。

経営層や関係部門への説明資料に使う場合は、業務フローをExcelやPowerPointに出力し、概要図として共有する方法も有効です。

標準化を進める際は、最初から理想形に寄せすぎると現場の実態が見えにくくなります。まずは現場の言葉や実際の手順をAsIsとして残し、そのうえで標準化すべき点を議論すると、納得感のある改善につながります。

業務フローは、業務部門、情報システム部門、DX推進部門、監査・内部統制部門が同じ図を見ながら議論するための共通言語になります。口頭説明だけでは伝わりにくい業務の前後関係や責任分界を可視化できるため、部門間の認識合わせがしやすくなります。

内部統制のための業務整理と、DX推進のための業務整理は、どちらも現状業務の可視化が起点になります。AcsimでAsIs業務フローを整備しておくことで、監査対応、業務改善、システム化検討を同じ情報基盤から進められます。

事業会社のDX推進では、ツール導入やシステム化の前に、現状業務を関係者が理解できる形に整理することが重要です。Acsimを使うことで、属人化した業務や部門ごとのローカルルールを構造化し、標準化・DX企画・内部統制に活用できる業務フローとして整備できます。

まずAsIs業務を可視化し、関係者でレビューしながら改善テーマを絞り込むことで、現場に根ざしたDX推進を進めやすくなります。

関連記事

議事録・文字起こしをAcsimに取り込む前に整理する

現状業務フローの抜け漏れをAIで検出する

要件定義・設計プロセスの成果物生成