現状業務フローの抜け漏れをAIで検出する

現状業務を整理する際のあるあるの課題として、後から業務の抜け漏れに気づくということがあります。

業務の抜け漏れがあると、後工程の要件定義や開発で手戻りが発生し、プロジェクト全体のスケジュールやコストに影響を及ぼします。しかし、現場担当者にとっては日常的に行っている業務であるがゆえに、ヒアリング時に言及し忘れてしまうケースは珍しくありません。

ここでは、Acsimで整理したAsIs業務フローをもとに、Acsimに搭載されたチャット機能を活用して業務の抜け漏れを検出するプロセスを紹介します。

Acsimのチャット機能は、Acsim上で整理しているAsIs業務フローをコンテキストとして踏まえたうえで回答できます。そのため、別途ファイルを用意しなくても、現在のフローを前提に抜け漏れ分析を依頼できます。

なぜ業務の抜け漏れが起きるのか

現状業務の整理で抜け漏れが発生する主な原因は以下の通りです。

• 暗黙知化している業務: 担当者が無意識に行っているため、ヒアリングで言語化されない
• 例外的な業務: 頻度が低い業務（月末処理、年次対応など）はヒアリング時に思い出されにくい
• 部門間の受け渡し業務: 自部門の業務としては認識していないため、抜け落ちやすい
• 付随する確認・承認業務: メインの業務に付随するチェックや承認プロセスが省略されがち

推奨フロー

AsIs業務フローを作成 → 業務フロー画面でチャット機能を開く → 抜け漏れ分析を依頼 → 人間がレビュー → 業務フローを補完

STEP 1. AcsimでAsIs業務フローを作成する

まず、通常の手順でAcsimのAsIs業務フローを作成します。現場ヒアリングやテキストからの生成など、方法は問いません。

既にAsIs業務フローを作成済みの場合、この工程はスキップしてください。

STEP 2. 業務フロー画面でチャット機能を開く

作成したAsIs業務フローを開いた状態で、画面右側のチャット機能を開きます。

チャット機能は、開いている業務フローの内容を踏まえて回答できます。抜け漏れ分析を行う前に、対象となるAsIs業務フローが最新の状態になっているか確認しておきましょう。

STEP 3. チャット機能で抜け漏れ分析を実施する

Acsimのチャット機能に、現在開いているAsIs業務フローを踏まえて分析するよう依頼します。

現在開いているAsIs業務フローを正確に把握した上で、同業他社の同様な業務と比較して、
抜け漏れがありそうな業務について提案してください。

以下の観点から分析してください：

1. 同業種・同規模の企業で一般的に行われているが、現在の業務フローに含まれていない業務
2. 業務の前後で通常必要となる確認・承認・記録のプロセスで欠けているもの
3. 例外処理やエラーハンドリングに該当する業務で不足しているもの
4. 月次・四半期・年次など、頻度の低い定期業務で漏れている可能性があるもの

それぞれの提案について、なぜその業務が必要と考えられるかの理由も併せて記載してください。

プロンプトはあくまで一例です。対象の業種や業務内容に応じて、分析の観点を追加・調整してください。

STEP 4. 分析結果を現場担当者とレビューする

チャット機能から提案された抜け漏れの候補は、AIによる推論です。実際にその業務が存在するかどうかは、現場の担当者に確認してもらう必要があります。

レビューのポイントは以下の通りです。

• 提案された業務が実際に行われているか
• 行われている場合、既存の業務フロー上のどこに位置づけられるか
• 行われていないが、本来は必要な業務か

STEP 5. 業務フローを補完する

レビューの結果、実際に抜け漏れていた業務が判明した場合は、Acsim上のAsIs業務フローに追加・修正を行い、業務フローを補完しましょう。

まとめ

現状業務の整理は、一度作って終わりではなく、抜け漏れを検出し補完するサイクルを回すことが重要です。Acsimのチャット機能を活用することで、人間だけでは気づきにくい業務の抜け漏れを効率的に発見し、後工程での手戻りリスクを低減できます。