AIアシスタントを活用したToBe業務フロー作成

AIアシスタントを活用して、スムーズにToBe業務フローを作成するプロセスについて紹介します

変更方針と変更計画項目の設定

ToBe業務フローを作成したのち、メニュー「ToBe > 変更方針」で変更方針と変更計画項目を設定します。

STEP 1. 変更方針を入力する

変更方針は、単なる概要メモではなく、AIが意味のある変更計画項目へ分解するための設計指示です。「何を改善したいか」だけでなく、「どの業務を、どのシステムやルールで、どの程度変えたいか」まで書くと、後続の変更計画やアシスタントとの対話が具体化しやすくなります。

変更方針は、AsIs業務フローの「ソリューション提案」で出力したソリューション案をもとにするか、顧客ヒアリング、導入予定のSaaS・パッケージ、社内の業務ルールなどを材料にして作成します。プロジェクトごとに必要な情報は変わるため、決まったフォーマットに完全に合わせる必要はありません。

変更方針には、以下の観点が入っていると後続の計画に分解しやすくなります。

対象業務・対象範囲: どの業務、部署、工程を変えるのか
現状課題と発生箇所: AsIsのどの作業で何が問題になっているのか
定量情報・頻度・影響: 作業時間、件数、発生頻度、遅延やミスの影響
変更内容: 何をやめ、何を追加し、何を自動化・標準化するのか
利用予定のシステム・機能: 導入予定のSaaS、パッケージ、既存システム、利用機能
人とシステムの役割分担: 自動処理する範囲と、人が確認・判断する範囲
業務ルール: 例外対応、名寄せ、照合条件、承認条件、通知条件など
期待効果と確認指標: 時間削減、ミス削減、リードタイム短縮、可視化したい指標
未確定事項や制約: 追加確認が必要な論点、既存システムや運用上の制約

抽象的すぎる例

以下のような書き方でも方向性は伝わりますが、AIが変更計画に分解するには情報が不足しています。どの工程をどう変えるのか、どのシステム機能を使うのか、人が確認すべき例外は何かが分からないため、生成される変更計画も抽象的になりやすくなります。

入金情報と請求情報の突合に時間がかかり、債権管理が遅延している。
特に取引先名義が異なる場合の特定に工数がかかる。
月間で1,220分（約20.3時間）の作業時間が発生しているため、
システム化することで債権管理の遅延を解消したい。

変更計画に分解しやすい例

同じ財務・経理業務でも、以下のように対象範囲、変更内容、利用機能、例外対応、効果指標まで書くと、AIが「どの工程をどう変えるか」を具体的に整理しやすくなります。

# 入金消込・債権管理の自動化（Odoo）
 
## 対象業務・範囲
- 財務・経理部門の入金消込、未入金確認、債権管理台帳の更新を対象とする
- 銀行入金明細と請求情報の突合、取引先名義の確認、不明入金の調査を主な改善対象とする
- 売掛金の発生から入金確認、消込、未入金顧客リスト更新までをToBe業務フローに反映する
 
## 現状課題
- 経理担当者が銀行入金明細、請求情報、取引先名義を手作業で突合している
- 取引先名義が請求書名義と異なる場合、対象請求の特定に時間がかかっている
- 入金確認、名寄せ、不明入金の調査、消込処理に月間約1,220分の作業が発生している
- 債権管理台帳の更新が遅れ、未入金顧客リストの精度低下や督促判断の遅れにつながっている
 
## 変更方針
- OdooのBank Synchronizationを利用し、銀行入金明細をOdooへ自動取込する
- OdooのReconciliation Modelsを利用し、取引先名義、金額、請求番号、入金日と請求日の範囲を照合条件として定義する
- 完全一致または事前定義した名寄せルールに一致する入金は、Odoo上で自動的に請求情報へマッチングする
- 自動照合できない入金、部分入金、過入金、手数料差引がある入金は「要確認」として経理担当者の確認タスクに回す
- 経理担当者は要確認入金の内容を確認し、必要に応じて取引先名義ルールや照合条件を更新する
- 消込結果をもとに債権管理台帳と未入金顧客リストを更新し、未消込・未入金の状況を確認できるようにする
 
## 人とシステムの役割分担
- システム: 銀行入金明細の取込、照合ルールに基づく自動マッチング、消込候補の提示、未消込一覧の更新
- 経理担当者: 自動照合できない入金の確認、名寄せルールの追加、例外ケースの判断、最終的な消込確認
 
## 期待効果・確認指標
- 入金確認、名寄せ、不明入金調査、消込処理にかかる手作業時間を削減する
- 取引先名義違いによる照合漏れや確認遅延を減らす
- 債権管理台帳と未入金顧客リストの更新遅延を減らし、債権状況を早く把握できるようにする
- 未消込件数、手動確認件数、消込完了までのリードタイムを確認指標とする
 
## 未確定事項・確認事項
- 取引先名義の名寄せルールをどの粒度で管理するか
- 部分入金、過入金、手数料差引、複数請求への一括入金をどのルールで扱うか
- 既存の請求管理データとOdooの連携方式、連携頻度、データ項目を確認する

変更方針を以下のように入力し、保存します。

何を書けばよいか迷う場合は、Acsim本体のチャット機能に相談できます。作業中のAsIs業務フローやソリューション提案の文脈を見ながら、以下のように依頼してください。

「このAsIs業務フローとソリューション提案をもとに、変更方針に入れるべき観点を整理してください」
「変更計画に分解しやすいように、足りない情報を質問してください」
「この変更方針が抽象的すぎないか確認してください」

STEP 2. 変更計画項目を入力する

変更方針を設定すると、変更計画項目を入力できるようになります。

変更計画項目は、Acsim本体の画面上で自動生成できます。外部ファイルやJSONを添付して別途たたき台を作りたい場合は、Acsim Chatを使うと効率良く作成できます。以下のプロンプトを用いて、先ほど入力した変更方針をベースに作成するとよいです。

※作成時はAsIs業務フローをJSONエクスポートし、こちらのJSON仕様書と一緒に添付してください。

業務フローをJSON仕様書を前提に解析してください。
解析後、解析した業務フローに以下の変更方針を加える場合の変更計画を作成してください。

## 変更方針
\```
{ここに先ほどの変更方針をコピー＆ペーストします}
\```

## アウトプット形式

ステップ毎に以下を出力すること。

- 変更計画内容
   - 修正概要: 文章で変更内容を説明する
   - 現状理解: IT知見がないユーザが内容を理解できること、NodeのIDなどプロダクト内部情報は入れない、具体的に課題のNodeを説明の後に箇条書きで記載する
   - 改善方針: 文章で説明する。改善方針に加えて、定性、定量での効果を説明する

## タスク
1. 業務フローJSONをJSON仕様に合わせて解析
2. 変更方針に合わせて、変更を実現するためのステップを作成
3. ステップ毎に、変更計画を作成、出力する