効率的な業務フロー作成方法
効率的にAsIs業務フローを作成する方法について紹介します。
Acsim Chatで業務フローの叩き台を調査・作成後、テキストからAsIs業務フローを生成
業務整理/業務改善を行う、事業会社様でよくある課題として、現状の業務をヒアリングしようとすると、細かい話に終始してしまい全体像がいつまで経っても整理できないという課題をよく伺います。
この問題の原因は、ゼロベースの状態から、DX推進部門や業務改善部門が現場にヒアリングを開始することにあると捉えております。現場も何から話始めればいいかわからないです。
ここでは、AIを活用した効率的な業務整理の方法を紹介します。
事業会社における業務整理を想定して紹介しますが、SIer様・コンサルティング会社様・BPOベンダー様でも同じ要領で作成可能です。
STEP 1. Acsim Chatで自社の業務をリストアップ
まず、Acsim Chatで企業名(部署名は任意)を登録し、業務のリストアップを依頼します。 整理対象となる業務がすでに決まっていれば、この工程はスキップしても構いません。
以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。
STEP 2. 詳細業務の流れを箇条書きで整理
リストアップ時点では、その業務は概要レベルで記載されていると思います。 整理対象となる業務に焦点を当てて、詳細業務の流れを箇条書きで整理してもらいましょう。
以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。
STEP 3. テキストから生成機能を利用して叩き台を作成
箇条書きで整理された詳細な業務の流れができたら、その内容をAcsimのAsIs業務フローの「テキストから生成」機能を利用して、AsIs業務フロー図を叩き台として作成しましょう。
STEP 4. 現場へヒアリングして詳細化
叩き台があれば、現場にもヒアリングがしやすくなります。 あくまで、この時点でAcsim Chat・Acsimで作成した業務フローは、推論が多く含まれるので、細かい調整は現場にヒアリングしつつ詳細化していきましょう。
別ツールで作成された業務フローを取り込む
PowerPoint、Excelや、draw.ioからエクスポートしたXML形式のファイルなど、すでに作成された業務フローファイルをもとに、Acsim上にAsIs業務フローを作成する手順を紹介します。
この手順は、例えば複数スライドに分割された業務フローの取り込みにも対応しており、共通となる業務は統合、異なる業務はパターン化するなど、より最適化された形でAsIs業務フローを作成することが可能です。
STEP 1. Acsim Chatで資料を解析して取り込み用の業務手順書を作成
Acsim Chatに元にしたい資料をアップロードし、以下のようなプロンプトを実行します。
※XML形式のファイルの場合、拡張子が .xml のままだと取り込めないため、ファイル名の変更で .txt に拡張子を変更し、取り込んでください。
「〇〇業務」の部分は、抽出・作成したい業務に合わせて適宜調整してください。
なお、出力内容が大きすぎる場合、出力結果が途中で途切れてしまう場合があります。
そのときは「続けて」とプロンプトを実行して、続きから結果を出力させることができます。
出力されたテキストは 業務フロー.md といった形で保存してください。
STEP 2. 作成した業務手順書をJSONフォーマットに変換
新しいチャットウィンドウを開き、STEP 1. で作成したファイルと、こちらからダウンロードできるJSON仕様書をAcsim Chatにアップロードし、以下のプロンプトを実行します。プロンプトの調整は不要です。
※前回のコンテキストを引き継ぐことで精度がブレることを低減するために、新しいチャットウィンドウで実行することをおすすめします。
出力内容が大きすぎて結果が途中で途切れてしまった場合は、「続けて」とプロンプトを実行して、続きから結果を出力させてください。
出力されたテキストは 業務フロー.json といった形で保存してください。
STEP 3. AcsimのJSONインポート機能を使ってAsIs業務フローを作成
最後に、保存した 業務フロー.json を、AcsimのJSONインポート機能を使ってアップロードし、AsIs業務フローを作成します。

作成する業務フローの粒度に迷ったら
Acsimで作成した業務フロー例を以下に掲載しています。
事例集:業務フロー/デザイン - ROUTE06 Professional Services
また、以下のページからも業務フローのサンプルをダウンロードすることが可能です。
これらを参考に、プロジェクトに合わせて業務フローを作成すると良いでしょう。