テキストから生成される業務フローの粒度をコントロールする

Acsimでは、テキストの説明から業務フローを自動生成できます。しかし、「生成された業務フローが細かすぎて、全体像が見えにくい」と感じることがあるかもしれません。

ここでは、その理由と、テキストの書き方を工夫して粒度をコントロールする方法を紹介します。

Acsimが業務フローを細かく生成する理由

Acsimは、業務フローを意図的に細かい粒度で生成する設計になっています。

これは、業務フローが曖昧なまま要件定義や設計に進むと、後工程で「実はこの業務には確認ステップがあった」「この分岐条件が抜けていた」といった手戻りが発生しやすいためです。業務の各ステップをできるだけ具体的に可視化することで、関係者間の認識のずれを防ぎ、要件定義の精度を高めることを意図しています。

粒度の使い分け

一方で、すべての場面で詳細な業務フローが求められるわけではありません。

概要レベルの業務フローが必要なときもあれば、詳細な業務フローを作るべきときもあります。

本記事では、粒度の粗い業務フローを生成したいときに、入力テキストの書き方で粒度をコントロールする方法を紹介します。

コツ1. 手順ではなく業務の概要で記述する

最も効果的な方法は、細かい操作手順ではなく、業務の概要レベルで記述することです。

AIは「1つの文 ≒ 1つのノード」として抽出する傾向があります。1つの文に含める情報の粒度を大きくすることで、生成されるノード数を抑えられます。

Before（細かすぎる例）

1. 営業担当者がメールを開く
2. 営業担当者が見積依頼の内容を確認する
3. 営業担当者がExcelを開く
4. 営業担当者が見積テンプレートを選択する
5. 営業担当者が品番を入力する
6. 営業担当者が数量を入力する
7. 営業担当者が単価を入力する
8. 営業担当者が合計金額を確認する
9. 営業担当者が見積書をPDFで保存する
10. 営業担当者が顧客にメールで見積書を送付する

この書き方では、10個のノードが生成されます。

After（適切な粒度の例）

1. 営業担当者が顧客から見積依頼を受け取る
2. 営業担当者が見積書を作成する
3. 営業担当者が顧客に見積書を送付する

業務の要点だけを記述することで、3つのノードにまとまります。

ポイント: 「何のツールを使うか」「どのボタンを押すか」といった操作レベルの記述は省略し、「誰が何をするか」という業務レベルで記述しましょう。

コツ2. 登場人物（Actor）を冒頭で明示する

テキストの冒頭でActorを明示的に宣言すると、AIが正確にActorを認識しやすくなります。また、Actorを絞ることで、不要なノードの生成を防げます。

推奨する書き方

【登場人物】
- 営業担当者：見積作成・顧客対応を担当
- 営業部長：見積の承認を担当
- 基幹システム（システム）：受注データの管理を行う

【業務フロー】
1. 営業担当者が顧客から見積依頼を受け取る
2. 営業担当者が見積書を作成する
3. 営業部長が見積書を承認する
4. 営業担当者が顧客に見積書を送付する
5. 顧客が発注した場合、基幹システムに受注登録する

Actorを「（システム）」と明記すると、AIがシステムアクターとして認識します。人間のActorとシステムのActorを区別したい場合に有効です。

コツ3. セクションで業務の区切りを示す

セクション見出しを使って業務の区切りを示すと、業務フロー全体が構造化され、見通しのよいフローが生成されます。

推奨する書き方

見積業務フロー

セクション1: 見積作成
営業担当者が顧客から見積依頼を受け取り、見積書を作成する。営業部長が内容を確認し、承認する。

セクション2: 受注処理
顧客が発注した場合、営業担当者が受注登録を行う。在庫がない場合は、納期を顧客に連絡する。

セクション3: 出荷・請求
倉庫担当者が出荷処理を行い、経理担当者が請求書を発行する。

コツ4. 条件分岐は本当に必要なものだけ書く

テキストに「〜の場合」「〜でなければ」といった条件分岐を書くと、AIはそれを分岐ノード（ConditionNode）として生成します。

条件分岐が多いとフローが複雑になるため、業務の主要な分岐のみを記述し、例外的なケースは省略するとよいでしょう。

Before（分岐が多すぎる例）

見積金額が10万円未満の場合は課長が承認する。
見積金額が10万円以上50万円未満の場合は部長が承認する。
見積金額が50万円以上の場合は役員が承認する。
承認が否認された場合は営業担当者が再作成する。
再作成後、再度承認フローに戻る。

After（主要な分岐のみ）

見積書を上長が承認する。否認された場合は営業担当者が再作成する。

詳細な分岐条件は、生成後にAcsimのエディター上で追加する方が、全体の見通しを保ちながら段階的に詳細化できます。

コツ5. 生成後にAcsim上で調整する

テキストからの業務フロー生成は「たたき台」の作成です。生成後にAcsimのエディターで以下の調整を行うことで、目的に合った業務フローに仕上げることができます。

• 不要なノードの削除: 細かすぎるステップを削除する
• ノードの統合: 関連する複数のノードを1つにまとめる
• Actorの修正: 誤って割り当てられたActorを修正する
• 条件分岐の追加・削除: 必要な分岐を追加、不要な分岐を削除する

コツ6. 既存の詳細フローをAcsim Chatで概要レベルに変換する

すでに詳細な業務フローがAcsim上にある場合、それをJSON出力し、Acsim Chatで概要レベルのテキストに変換してから再度「テキストから生成」で取り込む方法があります。

この方法は、詳細な業務フローの情報を活かしつつ、概要レベルの業務フローを別途作成したいときに有効です。

手順

1. Acsimのエディターで詳細な業務フローを開き、JSONとしてエクスポートする
2. Acsim Chatにエクスポートしたjsonファイルを添付し、概要レベルのテキストに変換するよう依頼する
3. Acsim Chatが出力したテキストを「テキストから生成」に入力し、概要レベルの業務フローを生成する

Acsim Chatへのプロンプト例

エクスポートしたJSONファイルをAcsim Chatにドラッグ&ドロップで添付し、以下のプロンプトを送信します。

添付した業務フローのJSONファイルを、概要レベルの業務フローに要約してください。

【要約のルール】
- 各セクションの業務を2〜4ステップ程度にまとめる
- 操作レベルの細かいステップは省略し、「誰が何をするか」の業務レベルで記述する
- 登場人物（Actor）は冒頭にまとめて記載する
- セクションの区切りを維持する
- 条件分岐は主要なもののみ残す
- Acsimの「テキストから生成」にそのまま入力できる形式で出力する

出力例

Acsim Chatから以下のようなテキストが出力されます。

【登場人物】
- 営業担当者：見積作成・顧客対応を担当
- 営業部長：見積の承認を担当
- 倉庫担当者：出荷処理を担当
- 経理担当者：請求書発行を担当
- 基幹システム（システム）：受注・在庫データの管理

セクション1: 見積作成
1. 営業担当者が顧客から見積依頼を受け取る
2. 営業担当者が見積書を作成する
3. 営業部長が見積書を承認する
4. 営業担当者が顧客に見積書を送付する

セクション2: 受注処理
1. 顧客が発注した場合、営業担当者が基幹システムに受注登録する
2. 在庫がない場合、営業担当者が顧客に納期を連絡する

セクション3: 出荷・請求
1. 倉庫担当者が出荷処理を行う
2. 経理担当者が請求書を発行する

このテキストをそのままAcsimの「テキストから生成」に入力することで、概要レベルの業務フローが生成されます。

応用：概要レベルの業務フローをPowerPointで共有する

ここまでのコツで作成した概要レベルの業務フローは、顧客や社内の経営層・マネジメント層への説明資料として活用できます。Acsim Chatを使って業務フローをSVG形式で出力し、PowerPointに貼り付けることで、編集可能なスイムレーン図として共有できます。

この方法が有効な場面

手順

概要レベルの業務フローがAcsim上にある状態から、以下の手順で進めます。

1. 業務フローJSONをダウンロード — Acsimのエディターから業務フローをJSONとしてエクスポートする
2. Acsim ChatでSVGを生成 — ダウンロードしたJSONをAcsim Chatに添付し、SVG生成プロンプトを実行する
3. SVGファイルを保存 — 生成されたSVGコードをファイルとして保存する
4. PowerPointに貼り付け — SVGファイルをPowerPointにドラッグ&ドロップで挿入する
5. 図形に変換して編集 — 貼り付けたSVGを右クリック →「図形に変換」で、色やテキストを自由に編集できるOfficeの図形オブジェクトになる

SVG生成の詳細なプロンプトやExcelでの活用方法については、ExcelやPowerPointに業務フローを出力を参照してください。

概要レベルのSVGを作成する2つのアプローチ

概要レベルの業務フロー図をSVGで作成するには、以下の2つのアプローチがあります。

アプローチA：概要レベルの業務フローを先に作成してからSVGにする

1. 本記事のコツ1〜4を使って概要レベルのテキストを作成し、Acsimの「テキストから生成」で概要レベルの業務フローを作成する
2. 作成した業務フローのJSONをエクスポートし、Acsim ChatでSVGを生成する

アプローチB：詳細な業務フローのJSONからAcsim Chatでサマリーを直接生成する

すでに詳細な業務フローがAcsim上にある場合、JSONをエクスポートしてAcsim Chatに添付する際に「添付した業務フローを解析して、サマリーレベルの業務フロー図をSVGで作成してください」と依頼することで、概要レベルのSVGを直接生成できます。Acsim上で概要レベルの業務フローを別途作成する必要がないため、手順を省略できます。

使い分けの目安：

いずれのアプローチでも、生成したSVGをPowerPointに貼り付けて共有し、フィードバックを反映しつつ、必要に応じてAcsim上で詳細フローも並行して整備するという進め方が効果的です。概要レベルの業務フロー図で関係者の合意を形成しながら、詳細な業務フローで要件定義を進めるという使い分けが可能になります。

まとめ

Acsimは要件定義の精度を高めるために、業務フローを細かく生成する設計になっています。しかし、目的に応じて粒度を使い分けることで、より効果的に業務フローを活用できます。まずは粗い粒度で全体像を作成し、必要に応じて段階的に詳細化していくアプローチがおすすめです。

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