現場ヒアリングを効率化する業務フローの叩き台作成

業務整理/業務改善を行う、事業会社様でよくある課題として、現状の業務をヒアリングしようとすると、細かい話に終始してしまい全体像がいつまで経っても整理できないという課題をよく伺います。

この問題の原因は、ゼロベースの状態から、DX推進部門や業務改善部門が現場にヒアリングを開始することにあると捉えております。現場も何から話始めればいいかわからないです。

ここでは、AIを活用した効率的な業務整理の方法を紹介します。

事業会社における業務整理を想定して紹介しますが、SIer様・コンサルティング会社様・BPOベンダー様でも同じ要領で作成可能です。

STEP 1. Acsim Chatで自社の業務をリストアップ

まず、Acsim Chatで企業名（部署名は任意）を登録し、業務のリストアップを依頼します。 整理対象となる業務がすでに決まっていれば、この工程はスキップしても構いません。

以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。

〇〇の事業内容を調査して、業務をリストアップしてください。

STEP 2. 詳細業務の流れを箇条書きで整理

リストアップ時点では、その業務は概要レベルで記載されていると思います。 整理対象となる業務に焦点を当てて、詳細業務の流れを箇条書きで整理してもらいましょう。

以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。

## 指示

〇〇（整理対象の業務）に焦点を当てて、詳細な業務フローを箇条書きで整理してください。

## 出力形式

- 業務の性質に応じて、日次・月次・四半期・年次などのサイクルに分けることが自然であれば、その旨を提案した上で整理してください
- フェーズ（大きな業務のまとまり）ごとに区切り、各フェーズ内を番号付きの手順で記載してください（番号はフェーズをまたいで通し番号にせず、各ファイル・各サイクルで1から始めてください）
- 各手順は「誰が・何を・どのシステムを使って・どの順番で行うか」がわかるように記載してください
- 人間の手作業とシステムの自動処理は、以下の表記で明確に区別してください
  - 〔人〕：担当者が手動で行う操作・判断・承認
  - 〔自動〕：システムが自動的に実行する処理（データ連携・通知・集計・チェック等）
- 冒頭に、業務に登場する主な役割（担当者）とシステムを表形式で整理してください
- 業務上の課題の記載は不要です
- 出力はMarkdown形式（.md）のファイルとして作成してください

STEP 3. テキストから生成機能を利用して叩き台を作成

箇条書きで整理された詳細な業務の流れができたら、その内容をAcsimのAsIs業務フローの「テキストから生成」機能を利用して、AsIs業務フロー図を叩き台として作成しましょう。

1. 左サイドバーの「AsIs」をクリックし、業務フロー一覧を開く
2. 「新規作成」ボタンをクリックし、業務フロー名・ステータス・説明を入力して保存
3. 業務フロー編集画面で**「テキストから生成」**を選択
4. STEP 2で整理した箇条書きテキストを入力し、業務フロー図を自動生成します

STEP 4. 現場へヒアリングして詳細化

叩き台があれば、現場にもヒアリングがしやすくなります。 あくまで、この時点でAcsim Chat・Acsimで作成した業務フローは、推論が多く含まれるので、細かい調整は現場にヒアリングしつつ詳細化していきましょう。

ここでは、Acsimの標準機能やAcsim Chatを活用してヒアリングの準備を効率化する方法を紹介します。

4-1. フロー分析機能で曖昧な箇所を把握する

Acsimには、作成した業務フローをAIが自動でレビューし、曖昧な箇所やヒアリング不足の箇所を指摘してくれるフロー分析機能が標準で搭載されています。

1. 業務フロー編集画面の上部タブから「フロー分析」をクリック
2. AIが業務フローを自動分析し、ヒアリングが不足しているノードや曖昧な記載を指摘します
3. 指摘された内容を確認し、現場へのヒアリング項目として活用しましょう

フロー分析の指摘事項は、そのまま修正するか、現場担当者に確認するかを判断して活用してください。

4-2. AsIs業務フローのJSONをエクスポートする

STEP 3で作成した叩き台の業務フローをAcsim Chatに読み込ませるために、JSONとしてエクスポートします。

1. Acsimのエディターで叩き台の業務フローを開く
2. エディター上部のメニューから、JSONとしてエクスポートする
3. エクスポートされたJSONファイルを保存する

4-3. Acsim Chatでヒアリング用の質問項目を作成する

エクスポートしたJSONファイルをAcsim Chatにドラッグ&ドロップで添付し、ヒアリング用の質問項目を作成してもらいましょう。

①現場ヒアリング用の質問項目を作成する

業務フロー全体を網羅し、実態とのギャップを確認するための質問項目を作成します。

以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。

添付した業務フローのJSONファイルを分析し、現場担当者にヒアリングするための質問項目を作成してください。

【質問項目の作成方針】
- 業務フロー全体を網羅するように、セクションごとに質問を整理する
- 各業務ステップの「実際の運用」と「フロー上の記載」にギャップがないか確認する質問を含める
- 担当者の役割分担や引き継ぎポイントに関する質問を含める
- 例外処理やエラー発生時の対応に関する質問を含める
- 質問は具体的かつ回答しやすい形で記載する

②暗黙知を引き出すための深掘り質問項目を作成する

業務フローには表れにくい、ベテラン担当者の経験則や判断基準を明文化するための質問項目を作成します。

以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。

添付した業務フローのJSONファイルを分析し、暗黙知になりやすい箇所を特定した上で、それを明文化するための深掘り質問項目を作成してください。

【分析・質問作成の方針】
- 属人化しやすい判断基準や経験則が含まれるステップを特定する
- 「なぜそうするのか」「どういう基準で判断するのか」を引き出す質問を作成する
- ドキュメント化されにくい例外対応・現場独自の回避策に関する質問を含める
- ベテラン担当者だけが知っているノウハウを引き出す質問を含める
- 業務の前提条件や背景知識に関する質問を含める

4-4. ヒアリング結果を業務フローに反映する

ヒアリングで得られた情報をもとに、Acsim上で叩き台の業務フローを修正・詳細化していきましょう。ステップの追加・修正、担当者の変更、条件分岐の追加など、実態に合わせて業務フローを更新していくことで、現場の業務を正確に反映した業務フローが完成します。