現場ヒアリングを効率化する業務フローの叩き台作成

業務整理/業務改善を行う、事業会社様でよくある課題として、現状の業務をヒアリングしようとすると、細かい話に終始してしまい全体像がいつまで経っても整理できないという課題をよく伺います。

この問題の原因は、ゼロベースの状態から、DX推進部門や業務改善部門が現場にヒアリングを開始することにあると捉えております。現場も何から話始めればいいかわからないです。

ここでは、AIを活用した効率的な業務整理の方法を紹介します。

事業会社における業務整理を想定して紹介しますが、SIer様・コンサルティング会社様・BPOベンダー様でも同じ要領で作成可能です。

STEP 1. Acsim Chatで自社の業務をリストアップ

まず、Acsim Chatで企業名（部署名は任意）を登録し、業務のリストアップを依頼します。 整理対象となる業務がすでに決まっていれば、この工程はスキップしても構いません。

以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。

〇〇の事業内容を調査して、業務をリストアップしてください。

STEP 2. 詳細業務の流れを箇条書きで整理

リストアップ時点では、その業務は概要レベルで記載されていると思います。 整理対象となる業務に焦点を当てて、詳細業務の流れを箇条書きで整理してもらいましょう。

以下はプロンプトの例です。適宜、調整してください。

## 指示

〇〇（整理対象の業務）に焦点を当てて、詳細な業務フローを箇条書きで整理してください。

## 出力形式

- 業務の性質に応じて、日次・月次・四半期・年次などのサイクルに分けることが自然であれば、その旨を提案した上で整理してください
- フェーズ（大きな業務のまとまり）ごとに区切り、各フェーズ内を番号付きの手順で記載してください（番号はフェーズをまたいで通し番号にせず、各ファイル・各サイクルで1から始めてください）
- 各手順は「誰が・何を・どのシステムを使って・どの順番で行うか」がわかるように記載してください
- 人間の手作業とシステムの自動処理は、以下の表記で明確に区別してください
  - 〔人〕：担当者が手動で行う操作・判断・承認
  - 〔自動〕：システムが自動的に実行する処理（データ連携・通知・集計・チェック等）
- 冒頭に、業務に登場する主な役割（担当者）とシステムを表形式で整理してください
- 業務上の課題の記載は不要です
- 出力はMarkdown形式（.md）のファイルとして作成してください

STEP 3. テキストから生成機能を利用して叩き台を作成

箇条書きで整理された詳細な業務の流れができたら、その内容をAcsimのAsIs業務フローの「テキストから生成」機能を利用して、AsIs業務フロー図を叩き台として作成しましょう。

STEP 4. 現場へヒアリングして詳細化

叩き台があれば、現場にもヒアリングがしやすくなります。 あくまで、この時点でAcsim Chat・Acsimで作成した業務フローは、推論が多く含まれるので、細かい調整は現場にヒアリングしつつ詳細化していきましょう。