AsIs業務フロー作成・変更

要件定義の工程で使うエージェントです。

こんなときに使う

• 業務マニュアルやヒアリングの内容から、現状の業務フローを図にしたいとき
• 既存のAsIs業務フローに、工程を追加・変更したいとき
• 属人化や二重入力など、現場の実態を図に残して課題を見えるようにしたいとき

できること

• ファイル解析 (PDF/Word/Excel/画像)
• AsIsフロー作成
• AsIsフロー変更
• 現状業務の実態抽出
• ファイル管理

事前に用意しておくもの

資料やヒアリングの内容から読み取れたことを描きます。読み取れない範囲は推測で埋めず、確認すべき点として質問します。

依頼の例

AIポータルで、次のように依頼します。

• 添付の業務マニュアルからAsIs業務フローを作成してください。
• EC サイトに必要な業務フローを洗い出して作成してください。
• このフローに返品対応の工程を追加してください。
• 添付の業務フロー図をそのまま踏襲してAsIs業務フローを作成してください。

そのほか、次のような依頼もできます。

• 添付の受注業務マニュアルとヒアリング記録から、受注から出荷までのAsIs業務フローを作成してください。
• 本社はシステムで、支店は紙で注文を受け付けています。この違いがわかるようにAsIs業務フローに反映してください。
• 営業担当ごとに別々のExcelで案件を管理している実態を、AsIs業務フローに描いてください。
• 「請求」のフローに、入金が確認できないときの督促の工程を追加してください。

仕上がりの確認ポイント

できあがった業務フローは、次の点を確認するとよいでしょう。

• 現場の実態が描かれているか: 担当者ごとに分かれたExcel、紙とシステムへの二重入力、人手によるシステム間のつなぎ、確認・催促・差し戻しなど、資料や発言から読み取れた実態を、工程やデータの置き場として残します。
• 部署・拠点ごとの違い: 手順が違う場合は、分岐や業務パターンとして描き分けます。
• メモと課題: 担当者しか知らない判断はメモに、問題と認識されているものは課題として残します。
• 変更は変更提案として届くか: 既存のフローへの追加・変更・削除は、変更提案として登録されます。画面で差分を確認して適用してください。